FAQ
常見問題
上伊美事務機租賃整理辦公設備與 IT 採購最常被問到的問題。找不到答案？來電 (02)2733-0720 或加 LINE，由專人為你解答與報價。
操作教學
掃描到 Email 一定要固定 IP 嗎？
不一定，但建議機器使用固定或保留的 IP，避免重開機後位址改變導致設定失效。上伊美交機時會協助與貴公司網路人員確認網路設定，讓掃描到 Email 穩定運作，有需要歡迎來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →掃描到資料夾需要一直開著電腦嗎？
是的，目標資料夾所在的電腦或伺服器必須保持開機且未休眠，機器才寫得進去。若希望隨時可用，建議掃到常開的伺服器或 NAS。上伊美可協助規劃掃描歸檔架構，歡迎來電(02)2733-0720討論。
看完整說明 →雙面列印會不會比較容易卡紙？
只要使用磅數適中、乾燥平整的影印紙，正常雙面並不容易卡紙。太薄、翹曲或印過的回收紙才較易出問題。上伊美租賃機種雙面路徑設計成熟，交機會示範並協助調整，有需要歡迎來電(02)2733-0720。
看完整說明 →A4 放大到 A3 要用多少倍率？
標準是 141%，這是 A 系列紙張間放大一級的固定倍率，多數機器面板都有此快捷鍵。反向 A3 縮到 A4 則用 70%。上伊美交機時會示範這些常用倍率操作，有需要歡迎來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →多合一最多可以幾頁併一張？
多數機種支援到 8 合 1 甚至 16 合 1，但頁數越多字越小。正式發放的資料建議最多 4 合 1，內部留底才用更高組合。上伊美租賃機種都內建此功能，交機會示範操作，歡迎來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →所有影印機都能自動釘書針嗎？
不是，自動裝訂需要機器加裝分頁裝訂器（Finisher），基本機種通常沒有配備。若文件量大、常要釘成冊，建議選配後處理。上伊美可依需求推薦有裝訂功能的機種，歡迎來電(02)2733-0720諮詢。
看完整說明 →多功能複合機需要另接電話線才能傳真嗎？
是的，傳真走的是電話線路，需把一條可用電話線接到機器的傳真埠。若辦公室已有傳真線路可直接沿用。上伊美交機時會協助接線與設定傳真號碼，有需要歡迎來電(02)2733-0720安排。
看完整說明 →安全列印一定要買讀卡機嗎？
不一定，密碼取件不需額外硬體，只要在驅動程式設定密碼，到機器前輸入即可印出，最容易導入。刷卡取件才需要讀卡機。上伊美可依需求規劃合適方案，歡迎來電(02)2733-0720諮詢。
看完整說明 →租賃方案
新創公司才三、五個人，租事務機會不會太浪費？
不會。人少反而更適合租賃，因為買斷會一次壓掉寶貴現金流。上伊美有小型辦公室適用的機種與低張數方案，把設備、耗材、維修打包成可負擔的月費，需求成長時再升級即可，歡迎來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →補習班月考週要印幾千份考卷，一般影印機撐得住嗎？
一般辦公室機種的月耐印量偏低，長期尖峰爆量容易故障。建議選月耐印量遠高於尖峰印量的中高速機種。上伊美有教學單位專用高負載機型，來電(02)2733-0720可評估合適規格。
看完整說明 →事務所開放空間共用一台機器，機密合約會不會被別人拿走？
可導入安全列印機制，文件送出後先暫存在機器，須本人到機台輸入密碼或刷卡才印出，避免機密文件曝光在出紙匣。上伊美配置事務所機種時會納入此功能，來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →診所掛號區空間很小，有適合的事務機嗎？
有。可選桌上型或小型落地複合機，避免佔用掛號與診間動線，又能同時處理病歷列印、收據、掃描與衛教彩印。上伊美會依你的空間評估合適機身，來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →門市分散各地，帳單很亂，租賃能統一嗎？
可以。上伊美的多門市整合方案把所有門市的租金與印量彙整成單一對帳單，總部一眼看清全品牌設備成本，並可提供各店獨立明細方便成本分攤，來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →只用兩個月的展場，也能租事務機嗎？
可以。上伊美提供以週或月計的短租方案，可依專案起訖日彈性約定，用完即還，撤機也由我們負責。展場、活動、工地、臨時辦公都適用，來電(02)2733-0720即可快速報價。
看完整說明 →租賃月租費含碳粉，用越多會不會超額收費？
固定月租型方案通常在合理用量範圍內含碳粉；計量型則以單張費對應實際印量。無論哪種，上伊美都會依貴公司用量規劃，讓耗材成本清楚可控，不會有隱藏加收。
看完整說明 →租賃須知
月租報價很低，但被要求綁最低消費，划算嗎？
要看你的實際印量。若每月印量常低於低消門檻，等於在付用不到的錢。建議把自己平常和尖峰月份的印量代入計費公式算出實付總額再比價，上伊美可協助試算，來電(02)2733-0720即可。
看完整說明 →租期到了照舊續約最省事，有什麼問題嗎？
照舊續約可能讓你繼續為一台不再合身的機器付費。這幾年印量、業務型態很可能已改變，建議在屆滿前三到六個月重新盤點印量與機種。上伊美可協助檢視，來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →機器故障後多久會有人來修？
依SLA約定的回應與到府時效而定，可視營運關鍵程度設計，例如當日或次一工作日到府。上伊美對診所、事務所、連鎖門市等不能中斷的場域會安排更快回應，來電(02)2733-0720可討論。
看完整說明 →為什麼不能直接拿機器售價和月租金額比？
因為事務機真正的成本還包含五年的碳粉、感光鼓、維修、折舊與過保風險。只比售價和月租會失真，要用五年總持有成本來比才準。上伊美可協助完整試算，來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →只印一個彩色標誌，為什麼整頁算彩色張？
在最常見的分開計費下，頁面只要偵測到任何彩色，整頁就以彩色單價計。若你常印大部分黑字、少量彩色的文件，可爭取依覆蓋率分級的計費。上伊美會依文件特性建議，來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →租賃最常見的糾紛是什麼？怎麼避免？
最常見是計費爭議，例如低消超收、超印單價偏高。簽約前務必問清最低消費、基本張數、超印單價與級距，並用實際印量試算後寫進合約。上伊美會事先把計費結構完整攤開，來電(02)2733-0720洽詢。
看完整說明 →應用情境
小公司只有幾個人，也需要影印機帳號管理嗎？
人數少的辦公室若印量不大、也沒有機密文件需求，可以先不啟用；但只要開始需要分攤部門成本、或想控制彩色列印，建議至少用最簡單的部門代碼登入即可，設定不複雜，上伊美可協助一次設定完成。
看完整說明 →事務所需要哪種裝訂功能？
看文件類型而定。一般報告卷宗用邊角釘書即可，簡報手冊適合騎馬釘裝訂成小冊，需歸檔的文件可加打孔功能。多方留存的合約則善用自動分頁，上伊美可依您的文件配置合適功能。
看完整說明 →各門市已有不同廠牌的機器，也能統一管理嗎？
可以分階段整併。先從合約到期的門市開始換成標準機種，逐步統一，短期內可先建立集中的耗材供應與維護窗口，長期再達成機種標準化。上伊美會協助規劃過渡方案。
看完整說明 →保養維護
影印機不用時要關機還是讓它待機？
短時間閒置讓它進入睡眠模式即可，喚醒快又省電；長時間如午休、下班則建議關機或深度睡眠。善用定時開關機功能，可讓機器配合上下班自動運作，兼顧省電與開工即用。
看完整說明 →品牌介紹
富士全錄現在還買得到嗎？
商用影像事業經過整併後以 Fujifilm Business Innovation 的形象延續，市場上仍可取得相關複合機與耗材服務。對採購而言，重點在產品線口碑與服務網是否穩定，上伊美可協助評估現行機種與供應狀況。
看完整說明 →京瓷事務機真的比較省耗材嗎？
京瓷長期主打長壽命零件設計，日常主要更換碳粉，成像單元更換週期相對延後，有助降低耗材與維護頻率。實際效益會依機種與印量而異，建議以官方規格與供應商的長期成本試算為準。
看完整說明 →柯尼卡美能達的彩色品質如何？
柯尼卡美能達在商用彩色複合機領域技術實力堅強，色彩重現與穩定度具有一定水準，適合輸出提案、型錄等重視觀感的文件。實際表現依機種而異，建議以官方規格與供應商報價為準。
看完整說明 →東芝事務機穩定嗎？
東芝在商用市場屬於穩定取向的品牌，產品線完整。但機器實際穩定度也與使用環境和維修服務有關，建議選購時一併確認供應商的維修回應與耗材供應是否及時，這是長期使用體驗的關鍵。
看完整說明 →兄弟事務機適合大型辦公室嗎？
兄弟的強項在中小型與入門到中階機種，適合SOHO與小型辦公室。若辦公室印量極大、需要大型落地機與複雜後處理，建議評估其他品牌的中高階機種，上伊美可協助比較與推薦。
看完整說明 →事務機選購
選事務機該先看品牌還是先看需求？
應先看需求。正確順序是先盤點月印量、彩色比例、耗材與服務需求，再對應各品牌的強項。品牌沒有絕對好壞，只有適不適合。上伊美可協助中立地比較不同品牌與導入方式。
看完整說明 →整新機值得買嗎？
整新機入門成本低，適合預算有限、印量不大的辦公室。關鍵不在便宜，而在整備是否確實、耗材與後續服務是否到位。購買前務必確認整備範圍、保固條件與耗材供應，或考慮透過正規供應商租賃。
看完整說明 →列印技術
耗材知識
成本管理
成本分析
事務機租賃比購買貴嗎？
單看帳面月租總和不一定，但租賃已包含碳粉、維修與到府保養，把過保後的維修風險與耗材成本都納入，換算整體使用週期的總持有成本，對多數中小企業反而更可控。上伊美會依實際印量為您試算比較。
看完整說明 →剛創業、印量不多，適合租事務機嗎？
適合。以租代購讓你不必一開始就投入大筆資金買機器，改以低月費取得完整的機器、耗材與維護服務，資金可留在營運。上伊美也有適合小型辦公室的入門方案，可依用量規劃。
看完整說明 →合約須知
機關學校為什麼多選擇租賃而非購買？
租賃把設備、耗材與維護整合成可分年編列的穩定費用，避免一次性大額支出與老舊設備維修無門的問題，且可定期換新機，管理更省心，符合公部門預算可控、責任明確的需求。
看完整說明 →費用與合約
事務機租賃五年下來一定比買斷貴嗎？
不一定。租賃月費含了維護與耗材，看似每月固定支出較高，但買斷要自行承擔維修與大零件更換，若中途碰上定著組或感光鼓損壞，總花費可能反超租賃。關鍵仍要用五年總成本逐項比較，金額依方案報價。
看完整說明 →月租最便宜的影印機租賃方案就是最划算的嗎？
不一定。月租低往往搭配很低的基本張數，一旦超印，超印單價可能偏高。要用公司真實印量代入各家計費規則，算出每月實付總額再比較，才知道哪家真的划算。
看完整說明 →事務機月租費一定會含碳粉嗎？
不一定。部分租賃方案的月租已含碳粉等耗材（以張數計費涵蓋），但也有方案月租只含機器與維護、耗材另計。這是簽約前必問的重點，直接影響實際月付金額，務必請對方白紙黑字寫清楚含與不含的範圍。
看完整說明 →事務機租賃合約可以提前解約嗎？
多數合約可提前解約，但通常需支付違約金，常見以剩餘月份的月租費按一定比例計算。若公司可能搬遷或縮編，簽約前務必問清楚違約金公式，並確認搬遷能否改以移機續約處理，把最壞情況的成本先弄明白。
看完整說明 →事務機租賃一定含碳粉嗎？
不一定。以「基本月租＋張數」計費的方案，多半已把碳粉等耗材含在每張費用裡，用完由租賃商配送；但也有方案月租只含機器與維護，碳粉需自行採購。含與不含直接影響真實月付，簽約前務必問清楚並寫入合約。
看完整說明 →事務機待機時到底耗不耗電？
會，事務機常整個上班時間都處於待命狀態，即使沒在印也持續耗電，長期累積是一筆隱形電費。可透過設定睡眠時間、下班自動關機、假日排程等方式降低待機耗電。選機時也可留意 TEC 值（典型耗電量）與待機功耗，數字越低越省電，實際耗電依機型與使用情境而定。
看完整說明 →事務機租約提前解約一定要付違約金嗎？
若是單純不再使用而提前終止，通常需負擔一定的補償，計算方式依合約約定，可能包含剩餘期數補償、設備回收費等。但若是因印量或需求改變想換機升級，往往可透過換約處理，條件較有彈性。建議簽約前就把提前終止的計費方式問清楚，實際金額依方案報價而定。
看完整說明 →事務機租金可以列為公司費用嗎？
可以。事務機租賃屬營運費用，租金依權責發生制逐月認列於租金支出科目，能列為當期費用抵減課稅所得。年繳或季繳的部分建議先入預付費用再按月攤提，避免單月損益失真。
看完整說明 →比較評測
彩色事務機印黑白文件會比黑白機貴嗎？
單就黑白列印而言，彩色機用的是黑色碳粉，單張成本與黑白機相近，不會明顯變貴。真正的差距在機器購置價較高，以及一旦誤印或印彩色時四色碳粉一起消耗的成本。
看完整說明 →小型辦公室一定要買桌上型嗎？
不一定，重點看月印量與功能需求。若十人以內、印量不高又不需自動裝訂，桌上型最合適且省空間。但若小辦公室卻有高印量或常需後處理，落地型也可能更划算，建議依實際印量評估。
看完整說明 →故障排除
影印機老是卡在同一個位置，是機器壞了嗎？
反覆卡在同一位置通常代表該區有固定問題，例如進紙輪磨損、定著組滾輪損耗或有異物殘留，不見得是整台壞掉。先依卡紙代碼定位，排除紙張與異物後仍卡，多半是該區零件需要清潔或更換。
看完整說明 →影印出現直直的條紋是什麼原因？
最常見是玻璃稿台或自動送稿器的掃描玻璃條上有髒污，原稿經過時就在每張同位置留下直線。先用柔軟布輕輕擦淨玻璃再測試。若清潔後仍有條紋，可能是感光鼓刮痕，需要維修檢查。
看完整說明 →事務機的錯誤代碼有通用對照表嗎？
沒有一套通吃的對照表，各廠牌代碼編法不同。但代碼可依邏輯分為操作提示、暫時性錯誤與硬體故障三類。判斷屬於哪一類，比死背代碼更實用，硬體故障類就直接把代碼交給維修人員研判。
看完整說明 →送出列印後完全沒反應，第一步該做什麼？
先看事務機面板有沒有卡紙、缺紙或錯誤提示，再檢查連線是否正常、機器是否顯示離線。接著清空電腦端的列印佇列，把卡住的出錯文件取消，多數無法列印都是連線中斷或佇列卡死造成，重啟後常能恢復。
看完整說明 →租或買
印量很小的辦公室，租影印機划算嗎？
印量小的辦公室，租賃仍有「維護與到府服務打包」的價值，不必自己找師傅修機。但若一個月只印幾百張，也可考慮小型印表機自購搭配環保耗材。建議先用 TCO 試算法把兩種方案在相同年限下比一次，再依現金流決定。
看完整說明 →以租代購期滿後，機器就完全是我的嗎？
是的，以租代購的方案設計，就是在合約期滿並依約定完成條件後，將機器所有權移轉給承租方。但要注意期滿後的維護與耗材需自行負擔，且機器已使用數年，剩餘壽命與維修成本應一併評估，簽約前確認移轉條件。
看完整說明 →中小企業印量不大，租事務機會不會不划算？
不一定不划算。租賃的價值不只在機器本身，還在把維護、到府服務與部分耗材打包成固定月費，讓沒有維修人力的小公司省下叫修與比價的時間。建議先抓真實印量，比較「基本月租＋預估超張費」與自購的總成本，再依現金流決定。
看完整說明 →多部門公司，事務機該集中還是各部門各放一台？
沒有標準答案，取決於印量分布、動線與管理能量。集中配置單台使用率高、單張成本通常較低，但取件較遠；分散配置取件方便，但機器多、管理零散。實務上多採混合策略：主力作業集中在高印量機，遠端或特殊部門再補小型機。建議先盤點各部門印量與動線再決定。
看完整說明 →分期付款買事務機，月付金比租賃便宜就代表划算嗎？
不一定。分期購買通常不含耗材與維修，過保固後碳粉、滾筒、定影組與零件工資都要自負，這些浮動成本才是總花費大頭。建議把耗材與維修一起算進去，再和含維護的月租做同基準比較。
看完整說明 →選機與維護
彩色機印黑白，成本會跟黑白機一樣嗎？
不會完全一樣。彩色機印黑白時仍會消耗黑色碳粉並使用較複雜的機構，單張黑白成本通常略高於純黑白機。若公司九成以上都是黑白文件，選純黑白機在耗材與維護上更經濟，彩色需求可另以小型彩色設備補足。
看完整說明 →租賃的事務機故障，維修要另外付費嗎？
多數租賃方案已把定期保養與故障維修含在月費裡，報修後由租賃商到府處理，通常不另計費。但人為損壞、非正常使用造成的損害可能需自費，且實際範圍以合約為準，簽約前應確認含與不含的維修項目。
看完整說明 →掃描到公司共用資料夾需要額外付費嗎？
掃描到資料夾（Scan to SMB／FTP）是多數中高階事務機的內建功能，通常不需額外購買授權，但需要在安裝時設定好資料夾路徑與帳號權限。實際依機型與方案而定，建議選機前先確認該功能是否隨機附帶，並請服務人員協助完成初次設定。
看完整說明 →事務機故障後，通常多久能修好？
修復時間會依故障類型、零件是否需調度而不同。一般卡紙、耗材類問題常可當次到府排除，需更換較大零件或送修主機板時則需較長時間。多數服務會以工作日、營業時間為計算基準，建議選機前先確認到府時效與長時間維修的備機安排，實際時程依方案與所在區域而定。
看完整說明 →退租影印機時，硬碟裡的資料會被清乾淨嗎？
負責任的做法是在退租前執行硬碟完整抹除，以覆寫方式讓暫存的掃描、列印影像無法還原，而非只做一般刪檔。建議請服務人員執行並提供清除確認，作為公司資安紀錄。實際流程依方案而定，簽約前可先確認退租時的資料清除機制。
看完整說明 →月建議印量和列印速度，選機時哪個重要？
兩者都重要，但月建議印量（Duty Cycle）常被忽略卻更攸關耐用度。它代表機器能穩定承受的每月印量上限，若實際印量長期逼近上限，容易頻繁故障、零件加速耗損。建議讓實際印量落在建議值的合理範圍並預留餘裕，速度則依尖峰作業需求評估。
看完整說明 →裝訂器有必要加購嗎？
若公司經常一次輸出多份報告、標書、會議資料，裝訂器能讓文件印完直接釘好，省下大量手動裝訂的人工，通常很快就有感。若裝訂需求偶爾才有，則不一定要加購。建議先觀察哪個環節最花人工，最常需要手動分裝、裝訂，再決定是否加購，實際費用依方案報價而定。
看完整說明 →影印機彩色輸出每次顏色都不一樣，怎麼辦？
這通常是色彩漂移，先執行機器內建的自動色彩校準，讓感測器重新調整四色濃度與灰階平衡。若校準後仍偏色，多半是感光鼓、轉印帶或定影組老化，或碳粉品質不穩，需要進一步保養或更換零件。
看完整說明 →還有其他問題？來電 (02)2733-0720 或加 LINE，上伊美事務機租賃為你解答與報價。
整理：上伊美事務機租賃（上伊美有限公司（SUN FIRST MAY COMPANY LIMITED），統編 22446126）。內容供參考，實際依詢價確認。