傳真出問題先分收與送
傳真雖然是老技術，卻仍是許多產業往來、報關與公部門作業不可或缺的方式。當傳真出狀況時，要先分清楚是「送不出去」還是「收不到」，兩者牽涉的環節不同。傳真是走電話線路的，很多問題其實不在影印機本身，而在線路、分機系統或對方的機器。以下用問答方式，帶你把常見原因逐一確認。
傳真送不出去怎麼查
- 電話線是否正常：把話筒接到同一條線，聽聽看有沒有撥號音，沒有聲音代表線路問題。
- 撥號方式是否正確：使用總機分機時，可能要先撥外線碼再撥對方號碼。
- 對方是否忙線或關機：對方機器沒開、缺紙或忙線，都會導致傳送失敗。
- 號碼是否正確：區碼、國際碼漏撥都會失敗。
傳真收不到怎麼查
- 機器是否設為自動接收：若設成手動，沒人按接收就收不到。
- 紙張與碳粉是否足夠：缺紙或碳粉不足時，部分機器會拒收或無法輸出。
- 記憶體是否已滿：大量未列印的傳真塞滿記憶體，會導致新的收不進來。
- 線路是否被其他設備佔用：同一條線若同時接了其他設備，可能互相干擾。
可以自己先做的測試
- 用同一條電話線接話筒，確認有無撥號音，這是判斷線路好壞最快的方法。
- 先傳一份給自己人或已知正常的號碼，排除是對方機器的問題。
- 檢查機器是否顯示錯誤代碼或記憶體已滿，先把待印傳真清掉。
- 確認機器的接收模式設定，辦公室多半應設為自動接收。
| 症狀 | 先懷疑 | 快速判斷 |
|---|---|---|
| 都送不出 | 線路或分機外線碼 | 接話筒聽撥號音 |
| 特定號碼送不出 | 對方機器或號碼錯 | 換號碼測試 |
| 收不到 | 接收模式、記憶體滿 | 檢查設定與待印件 |
常見的錯誤代碼與傳送品質
傳真失敗時，機器多半會留下錯誤代碼或通訊報告，這是很有用的線索。雖然各廠牌代碼不同，但常見的問題方向不外乎幾類：
- 對方無回應或忙線：對方機器沒開、忙線或不是傳真號碼，換時段或確認號碼再試。
- 通訊中斷：傳送途中線路品質不佳而斷線，長文件尤其容易發生，可分批傳送。
- 對方缺紙或記憶體滿：問題在對方端，請對方處理後再傳。
傳送出去的內容太淡、有黑線或糊掉，通常和原稿或掃描玻璃有關，而不是線路。可先清潔送稿玻璃、確認原稿清楚，再調整傳真的濃淡與解析度設定。若常傳細字表格或蓋章文件，把解析度調高一點能讓對方收到的更清楚，但檔案較大、傳送時間也較長，可視文件重要性拿捏。保留通訊報告的習慣，能在爭議時證明有無成功送達，對報關、公文往來的公司特別有用。
線路問題還是機器問題
傳真的疑難之所以難查，是因為它同時牽涉電話線路、機器設定與對方設備。如果接話筒沒有撥號音，問題八成在線路，要找電信或線路人員；如果線路正常、其他號碼也能通，就要回頭看機器設定與記憶體。上伊美提供含傳真功能的事務機租賃，機器端的接收模式、撥號設定與記憶體管理由我們協助設定與排除，減少你在收發失敗時的摸索時間。需要傳真穩定、有人協助設定的事務機，歡迎來電(02)2733-0720或加 LINE 洽詢上伊美。