先弄懂傳真號碼、短號與群組的差別
辦公室的多功能事務機幾乎都內建傳真功能，但很多同仁只會逐字撥號，其實機器早就準備好「電話簿」讓你一鍵搞定。這裡有三個常被搞混的概念：傳真號碼是你儲存在通訊錄裡的對方號碼；短號（也叫快速撥號或單鍵撥號）是把常用號碼對應到一個簡短的數字或按鍵，撥號時只要輸入短號就能帶出完整號碼；群組則是把多個號碼綁在一起，讓你一次發給整批對象。理解這三層關係，設定起來就很順。
新增一組傳真號碼到電話簿
- 在觸控面板找到「傳真」功能，進入「通訊錄」或「電話簿」設定。
- 選擇「新增」，輸入對方公司或聯絡人名稱，方便日後辨識。
- 填入完整傳真號碼。市話請含區碼，例如台北就是02開頭；若公司電話需先撥外線碼（常見是0或9），要把外線碼一起加在最前面。
- 儲存後回到傳真主畫面，就能從電話簿直接選取這組號碼發送。
設定快速短號，常傳客戶一鍵送出
把最常聯絡的對象設成短號，能省下大量重複撥號的時間。進入「快速撥號」或「單鍵撥號」設定，選一個尚未使用的編號（例如01、02），對應到電話簿裡的號碼並命名。之後發傳真時，只要輸入該短號或按下對應的單鍵，機器就會自動帶出號碼。建議把短號清單列印或貼在機器旁，讓全公司同仁都能共用。
建立群組，一次發給多個單位
如果你常要把同一份文件發給多個分公司或客戶，可以善用群組功能。在通訊錄裡建立一個群組名稱，把要包含的號碼逐一加入，發送時選擇該群組，機器會依序撥給每一個成員。這對定期發送報表、通知的單位特別實用，不必一份一份重發。
傳真撥不出去？先檢查這幾點
- 外線碼漏了：內線總機環境常需先撥0或9接外線，號碼前忘了加會直接失敗。
- 區碼漏了：跨區或市話需含區碼，只打末幾碼會撥不通。
- 電話線沒接好：確認機器後方的LINE孔有接上電話線，且是可撥號的線路，不是純數據線。
- 對方忙線或非傳真機：對方若是一般電話或忙線，會一直重撥失敗，可稍後再試。
- 國際或特殊號碼：撥打國際傳真需加國碼與國際冠碼，格式要正確。
常見的設定小地雷
第一，命名盡量用公司全名或部門，日後找號碼才不會眼花。第二，短號與群組編號不要重複佔用，覆蓋掉舊資料會很麻煩。第三，若公司更換總機或外線規則，記得回頭更新外線碼，否則整批號碼都會撥不出去。第四，機器搬遷或換位置後，務必重新確認電話線是否接回正確的插孔。
設定太繁瑣或想要更聰明的傳真怎麼辦
不同品牌機型的選單名稱差異很大，有些老機器建立群組步驟繁瑣，也有客戶希望能把傳真直接轉成PDF寄到電子郵件、或用電腦端軟體發傳真，省下紙張與人工。這些進階功能與機型有關，設定也需要一些經驗。上伊美事務機租賃提供多款支援電子傳真、傳真轉信箱的機型，租賃期間通訊錄、短號、群組建立與傳真設定，我們都能到府或遠端協助。想讓公司的傳真流程更省事，歡迎加LINE詢價（以LINE為主，回覆最快），或來電(02)2733-0720，上伊美（統編22446126）由專人為您服務。