複合機的傳真功能還有用嗎
在許多產業，傳真至今仍是不可或缺的溝通方式，例如醫療、貿易、政府採購與部分傳統製造業，往來單據仍習慣走傳真。好消息是，現在的多功能複合機大多內建傳真功能，不必再單獨買一台傳真機，也不用另外接一台。更方便的是，複合機可以把收到的傳真直接轉成 PDF 存進電腦或寄到 Email，不再需要一直放傳真紙、也不怕收到的傳真被別人先拿走。上伊美在服務有傳真需求的客戶時，通常會建議把傳真整合進事務機，一機搞定影印、列印、掃描與傳真，省空間又省耗材。
使用傳真前的準備
- 確認機器有內建傳真模組，並接上一條可用的電話線到機器的 LINE 埠。
- 在設定中登記自己的傳真號碼與公司名稱，發送時對方會顯示。
- 把常用的傳真對象建入通訊錄，避免每次手動撥號。
發送傳真步驟
- 把要傳的文件正面朝上放入送稿器。
- 面板選「傳真」。
- 從通訊錄選對象，或用數字鍵直接輸入對方傳真號碼。
- 視需要調整解析度，文字清楚用標準，圖表細節多用精細。
- 按「開始」，機器撥號並傳送，完成後面板顯示傳送結果，可列印傳送報告存查。
接收傳真步驟
- 機器偵測到來電為傳真時會自動接收。
- 預設會直接列印出來，適合量少的情況。
- 若設定為「傳真轉發」，機器會把傳真轉成 PDF 存進指定資料夾或寄到 Email。
- 需要紙本時再從電腦列印，兼顧保密與省紙。
把傳真轉存到 Email 或資料夾
複合機最實用的傳真設定，就是「收到即數位化」。開啟傳真轉發後，所有進來的傳真不再自動吐紙，而是變成檔案存起來，這樣做有幾個好處：不會半夜自己印一堆紙、機密文件不會被路過的人看到、也方便日後搜尋歸檔。設定通常在「傳真設定」中的「接收轉發」或「記憶接收」，指定要轉去的信箱或資料夾即可。想留紙本的傳真再選擇性列印，兼顧環保與效率。
傳真失敗常見原因
傳真送不出去，最常見的原因是電話線沒接好或線路品質不佳、對方號碼輸入錯誤、或對方傳真機忙線、缺紙、故障。若一直失敗，先確認自己這端電話線是否正常（可用一般電話測試該線路能否撥出），再確認對方號碼與是否需要加撥外線碼。傳送較多頁數時，中途斷線可分批傳送。收不到傳真則要確認機器沒缺紙、記憶體沒滿，以及線路有正常接入。
群發、定時與傳真報告
複合機的傳真還有幾個進階功能能提升效率。要把同一份文件傳給多個對象時，可用群發功能一次選多個號碼，機器會依序自動傳送，不必一個一個重傳。若想避開白天忙線或善用夜間費率，可設定定時傳真，指定時間再自動送出。每次傳送後，機器都能列印或儲存傳送報告，載明時間、對象與成功與否，是重要的存查憑證，遇到對方說沒收到時，這份報告就是有力佐證。建議把重要傳真的報告一併歸檔，並定期清理機器記憶體內已完成的傳真工作，維持順暢運作。
讓上伊美幫你整合傳真
把傳真整合進事務機，能同時省下設備、空間與耗材，還能升級成收到即數位化的無紙流程。上伊美提供事務機租賃，可依你的傳真需求選配傳真模組，交機時協助設定通訊錄、傳真轉發到 Email 或資料夾，並教會同仁收發操作。想找一台整合影印、列印、掃描與傳真的多功能複合機，歡迎來電(02)2733-0720，或加入官方 LINE 洽詢租賃方案。