為什麼需要安全列印
在多人共用一台影印機的辦公室，最常見的困擾是：按下列印後走到機器前，文件已經印好躺在出紙匣，可能被別人不小心拿走、看到，甚至遺失。如果印的是薪資、合約、財報或客戶個資，這就成了資訊安全的漏洞。安全列印（Secure Print）正是為解決這個問題而生。它的原理很簡單：你在電腦端送出列印時，文件不會馬上印出，而是先「暫存」在機器裡，直到你本人走到機器前，輸入密碼或刷員工卡，機器才把文件印出來。人在旁邊才印，就不會發生文件裸奔或被拿錯的情況。上伊美服務金融、醫療、法務等重視保密的客戶時，安全列印幾乎是標準需求。
安全列印的兩種取件方式
- 密碼取件：送印時設定一組密碼，到機器前輸入密碼即可印出，不需額外硬體，最容易導入。
- 刷卡取件：搭配讀卡機與員工卡，走到任一台機器刷卡即取件，適合機台多、人多的環境，也方便統計用量。
密碼安全列印操作步驟
- 在文件按「列印」，選到這台影印機。
- 進入驅動程式「內容」，把列印模式改為「安全列印」或「機密列印」。
- 設定一組取件密碼，並記住它。
- 送出列印，此時文件只暫存在機器，不會印出。
- 走到機器面板，進入「安全列印」或「保留工作」，找到自己的文件，輸入密碼後按印出。
刷卡取件操作步驟
- 電腦端一樣把文件送到印表機，文件暫存在系統。
- 走到任一台有讀卡機的機器前。
- 把員工卡靠近讀卡機感應。
- 機器顯示你的待印文件清單，選擇要印的項目。
- 按印出即取件，未取的文件會依設定時間自動清除。
安全列印的額外好處
安全列印除了保密，還能順便省紙與省成本。因為文件要到現場才印，很多人送印後發現印錯、或其實不用印了，文件就一直沒被取走，時間到自動清除，等於減少了「印了卻沒人拿」的浪費。搭配刷卡系統還能精準統計每個人、每個部門的用量，做為成本分攤與宣導節約的依據。對於機台多的公司，刷卡取件還有「隨處取件」的便利，在任何一台機器前刷卡都能印出自己的文件，不必固定走到某一台。
導入時的注意事項
密碼取件不需額外硬體，最容易上手，缺點是要記密碼；刷卡取件體驗最好但需要建置讀卡機與後端管理，適合規模較大的公司。導入前建議先想清楚辦公室人數、機台數與保密等級，再決定用哪種方式。無論哪種，都要向同仁清楚說明操作流程，並提醒送印後記得去取件，避免文件累積。
導入前先評估規模與需求
要選密碼取件還是刷卡取件，關鍵在辦公室的規模與保密等級。人數少、機台單一的辦公室，密碼取件成本最低、導入最快，只要教會同仁在驅動程式設密碼即可；人數多、機台分散在不同樓層或部門的公司，刷卡取件雖然需要建置讀卡機與後端管理，卻能帶來隨處取件與精準用量統計的價值，長期反而更划算。導入前也要先盤點哪些文件屬於高機密、由哪些人經手，把安全列印優先套用在這些流程上，再逐步推廣，同仁的接受度會比一次全面強制來得高。
讓上伊美協助建置
安全列印與刷卡取件牽涉到驅動程式設定，刷卡還需要搭配讀卡機與帳號管理，初次建置需要規劃。上伊美提供事務機租賃，可依你的保密需求配置安全列印或刷卡取件方案，交機時協助設定並教學，讓同仁快速上手。想找一台能保護機密文件、又能統計用量的多功能複合機，歡迎來電(02)2733-0720，或加入官方 LINE 洽詢租賃方案。