掃描到 Email 的運作原理
多功能複合機的「掃描到 Email」，本質上是讓機器扮演一台會寄信的電腦。你把文件放上稿台或送稿器，機器把它轉成 PDF 或 JPEG 檔，再透過辦公室網路連到郵件伺服器（SMTP 伺服器），把檔案當成附件寄到你指定的信箱。理解這個流程很重要，因為之後只要寄不出去，多半就是網路、SMTP 帳號或收件人位址這三個環節其中之一出問題。上伊美在協助客戶建置事務機時，最常被問到的就是這個功能，因為它省下了「掃到隨身碟再插電腦寄」的來回工，是無紙化辦公的第一步。
設定前要準備的資訊
在動手之前，先向公司的網路或資訊人員問清楚幾項參數，設定會順很多：
- SMTP 伺服器位址與連接埠（常見為 25、465 或 587）。
- 寄件用的帳號與密碼，以及是否需要 SSL 或 TLS 加密。
- 機器要使用的固定寄件人信箱（建議申請一個專用信箱）。
- 影印機本身的 IP 位址、子網路遮罩與閘道。
設定步驟
- 在機器面板進入「設定」或「管理員設定」，找到「網路」確認已取得 IP，能連上區網。
- 進入「掃描設定」或「Email／SMTP 設定」，填入 SMTP 伺服器位址與連接埠。
- 輸入寄件帳號、密碼，並依伺服器需求開啟 SSL 或 TLS。
- 設定「寄件人位址」為前面準備好的專用信箱。
- 儲存後按「測試」或先寄一封給自己，確認能收到。
建立通訊錄與快速鍵
常寄的對象（例如會計、主管、自己的信箱）建議存進機器的通訊錄，甚至設成面板上的「單鍵掃描」。這樣同事不必每次手動輸入一長串信箱位址，降低打錯字造成寄失敗的機率。設定方式通常在「通訊錄」或「地址簿」中新增聯絡人，輸入名稱與 Email 後儲存即可。
實際掃描寄送操作
- 把文件正面朝上放入送稿器，或正面朝下放在稿台玻璃上。
- 面板選「掃描」再選「掃描到 Email」。
- 從通訊錄挑選收件人，或手動輸入信箱。
- 視需要調整檔案格式（PDF／JPEG）、彩色或黑白、解析度與雙面。
- 按「開始」，機器掃描完成即自動寄出，面板會顯示傳送結果。
寄不出去怎麼排解
如果測試失敗，先確認機器能不能連上網路，再回頭檢查 SMTP 帳號密碼與加密方式是否正確；有些郵件服務會擋掉未授權的裝置，需要在信箱後台開放或申請應用程式密碼。收件人若一直沒收到，記得看看是不是被歸到垃圾信件匣，或附件太大超過對方信箱限制，這時把解析度調低、改用壓縮較高的 PDF 就能解決。
檔案格式與解析度怎麼選
掃描到 Email 時，檔案格式與解析度會影響檔案大小與可讀性，值得花點時間了解。一般文字文件建議存成 PDF，方便對方直接開啟閱讀與列印；照片或需要保留色彩層次的圖像則可選 JPEG。解析度方面，純文字用 200dpi 就很清楚，若文件有細小文字或需要之後再放大辨識，才調到 300dpi。彩色與黑白也要看用途，一般公文、合約用黑白即可，檔案小又寄得快，只有真正需要顏色資訊時才選彩色。掌握這幾個原則，就能在畫質與檔案大小之間取得平衡，寄信也不會因為附件太大被退回。
交給上伊美一次配好
掃描到 Email 只要設定一次就能長期使用，但初次設定牽涉到網路與郵件伺服器，對非資訊背景的同事並不友善。上伊美提供事務機租賃，交機時會協助把掃描到 Email、通訊錄與單鍵掃描一次設定到位，並教會現場同仁操作，之後有異動或換信箱也可以協助調整。想找一台好上手、掃描功能齊全的多功能複合機，歡迎來電(02)2733-0720，或加入官方 LINE 諮詢，我們會依你的辦公室人數與文件量推薦合適機種與方案。