事務機出租合約要看哪些條款：租期續約、張數認定、驗收、解約與到期處理

事務機出租合約要看的八類條款

事務機出租合約要看八類條款：租期與續約、計費與張數認定、服務範圍與叫修時效、交機驗收、損壞與保險責任、提前解約與移機、到期處理與資料清除、發票付款與爭議處理。簽約前把這八類逐條看過，並把口頭承諾補進合約或附件，就能避免大部分日後的爭議。就算是標榜「事務機出租無合約」的短期方案，這些事項仍應以書面約定，只是租期較短。

這篇以條款為單位整理每一類該看什麼、常見寫法有哪些差異，以及承辦人可以怎麼問。費用面的細節，例如超張、車馬費、押金，另外整理在事務機出租常見隱藏費用，兩篇可以搭配使用。

條款總覽：先看重點再細讀

一、租期與續約

先確認租期從哪一天起算：簽約日、交機日還是驗收完成日，這會影響第一期費用與到期日。租期長度沒有標準，常見有一年以上的中長期約，也有依專案需求的短期方案；租期越長，月租通常越有談的空間，但彈性也越低。各年期的差異可以參考影印機租賃合約通常綁幾年。

最需要注意的是續約條款。如果合約寫明「到期前一定期間未以書面通知終止，視為自動續約」，就要把通知期限和方式記下來，例如是否要用書面、電子郵件是否算數、要寄給誰。承辦人異動時，這一條最容易被遺忘。

二、計費方式與張數認定

計費條款要看三件事：月租或基本費金額、含括的黑白與彩色張數、超過後的單價。除此之外，張數怎麼認定同樣重要：

• 計數器由誰讀取：廠商遠端讀取、到府抄表，或由承租方回報。
• A3、雙面列印、彩色頁中只有少量彩色時，各算幾張。
• 掃描、傳真接收、機器自動印出的報告頁是否計入。
• 卡紙或機器故障造成的廢張是否扣除。
• 讀數有爭議時，以哪一方的紀錄為準。

這些細節寫得越清楚，每月帳單的核對就越單純。

如果合約採月租加超張的方式，也要看含括張數是否能在租期中調整。辦公室人數增加、印量長期超過含括張數時，能不能改成較高的方案、調整後從哪個月生效，都會影響之後的帳單。反過來，人數減少時能否下修，也值得一併確認，並請廠商把調整機制寫進條款。

三、服務範圍與叫修時效

「含保養維修」是很多合約的標準寫法，但範圍差異很大。要看合約是否列明：碳粉、感光鼓、廢粉盒等耗材是否全部由廠商補給；定期保養的頻率；叫修的聯絡方式與服務時段；零件更換是否另計；機器無法在一定時間內修復時，是否提供替代方案。

叫修時效常見的寫法是「接獲通知後於一定時間內回應」，但回應和到府、到府和修復是不同的事。建議確認合約寫的是哪一種，並問清楚偏遠地區或假日是否不同。叫修服務水準的完整說明，可參考租賃事務機故障叫修 SLA。

四、交機與驗收

交機那天是保障自己最重要的時刻。建議當場確認並留下紀錄：

1. 機型、序號與合約記載是否相符，是新機或整新機要寫清楚。
2. 送稿器、紙匣、裝訂器、傳真等配件是否到齊。
3. 黑白與彩色計數器的起始張數，拍照並請雙方在驗收單簽名。
4. 列印、影印、掃描到資料夾或電子郵件等功能是否都設定完成並測試成功。
5. 操作說明是否完成，以及叫修聯絡窗口與方式。

起始張數沒有記錄，是日後張數爭議最常見的起因，這一步請不要省略。

五、損壞、遺失與保險責任

合約通常會區分正常使用的故障與人為損壞。正常故障由廠商維修，人為損壞則可能由承租方負擔。要看合約怎麼定義人為損壞，例如夾入迴紋針或釘書針、使用不適合的紙材、液體潑灑、自行拆修，以及認定的方式。另外也要確認天災、火災、竊盜造成的損失由誰負擔，是否需要承租方投保，或廠商已有保險。辦公室若在一樓、靠近窗邊或有淹水風險，這一條更要問清楚。機器發生故障時，建議先拍照記錄狀況再通報，不要自行拆開處理，以免被認定為人為損壞。

六、提前解約、移機與轉讓

公司在租期內可能遇到搬遷、縮編、合併辦公室或結束營業，所以要先確認：

• 提前解約的計算方式，例如按剩餘月數比例、付清剩餘租金或固定金額。
• 搬到新地址是否可以繼續租，移機費用怎麼算。
• 租期中想換成更大或更小的機型，是否需要重新起算租期。
• 公司改組或更名時，合約是否可以由新公司承接。

這一類條款平常用不到，一旦用到，往往金額不小，因此值得在簽約前多花時間確認。

七、到期處理與資料清除

租期屆滿後通常有幾種選擇：續租原機、換新機重新起約、退機，或在合約允許的情況下承購。要確認到期時的通知方式、退機搬運由誰負擔、退機時機況怎麼認定，以及扣款的依據。是否能承購、價格怎麼計算，要以合約約定為準，詳細比較可參考影印機租約到期可以買下來嗎。

還有一點常被忽略：事務機可能有內建硬碟或記憶體，留存掃描與列印的資料。退機前應確認資料由誰清除、用什麼方式清除，是否能提供清除紀錄。處理個人資料或機密文件較多的辦公室，例如診所、事務所、人資部門，建議把這一條明確寫入合約。

八、發票、付款與爭議處理

最後確認發票類型是否符合報帳需求，例如公司需要依統編開立三聯式發票；付款週期是月繳、季繳或其他方式；逾期付款會不會產生違約金或停機。也可以看合約是否約定爭議時的協商方式與管轄法院。這些條款雖然平常不會用到，但寫清楚可以讓雙方在有歧見時有共同依據。

「事務機出租無合約」該怎麼看

有些辦公室想找不綁約的事務機出租，原因多半是使用期間不確定，或擔心解約金。需要理解的是，所謂無合約通常是指沒有長期租期，或可在較短的通知期後終止，並不代表完全沒有約定。租金、押金、損壞責任、退機方式等仍應有書面紀錄，否則出問題時更難釐清。比較時，可以把「短期可隨時終止的方案」和「一般租期但解約條款寫清楚的方案」放在一起，用預計使用期間的總成本來判斷，而不是只看有沒有綁約。

三個常見的辦公室情境

情境一：承辦人離職，合約自動延長

某公司總務在合約到期前離職，交接時沒有提到事務機合約的到期日與通知期限，等新承辦人發現時，合約已依條款自動延長。預防方式是把到期日與通知期限記在公司共用行事曆，而不是個人記事本，並在交接清單中列出所有設備租約。

情境二：退機時張數對不上

某辦公室退機時，廠商的最終計數器讀數與公司的帳單累計不一致，但雙方都拿不出交機時的起始張數紀錄。若交機當天有拍照並在驗收單上簽名，這類爭議就能很快釐清。每月自行記錄一次讀數，也能在差異還小時就發現。

情境三：搬遷後才發現移機要另付費

某公司租期中搬到新辦公室，以為廠商會免費移機，結果收到搬運與重新安裝的費用。合約其實有寫移機另計，只是簽約時沒人注意。若公司三五年內有搬遷可能，簽約時就應該把移機費用與方式談好並寫進附件。

合約之外，還要保留哪些文件

合約本身之外，下面這些文件在發生爭議時同樣重要，建議和合約放在同一個資料夾，紙本與電子檔各留一份：

• 報價單與試算資料：記錄當初談定的印量假設、單價與含括張數。
• 交機驗收單：含機型、序號、配件、起始張數與雙方簽名。
• 每月計數器紀錄與帳單：方便核對與追溯。
• 叫修與保養紀錄：日期、故障狀況、處理結果與是否收費。
• 往來的書面通知：續約、解約、移機、換機的申請與回覆。
• 退機點交單：最終計數器讀數、機況與資料清除方式。

這些紀錄讓合約條款「有據可查」，承辦人交接時也能讓下一位快速掌握現況。

簽約前可以直接問廠商的問題

1. 租期從哪一天起算，到期前要多久、用什麼方式通知才不會自動續約？
2. 計數器怎麼讀取，A3、雙面、掃描各怎麼計張？
3. 哪些耗材和零件包含在費用內，哪些另計？
4. 叫修的服務時段與回應方式為何，修不好時怎麼處理？
5. 人為損壞怎麼認定，天災或竊盜由誰負擔？
6. 提前解約、移機、換機型分別怎麼計算？
7. 到期時有哪些選擇，退機時硬碟資料怎麼清除？

把廠商的回答整理成一頁，和合約條文對照，若有不一致，請對方修正合約或補充附件。

簽約當天的最後檢查

• 合約、報價單與附件的機型、金額、張數是否一致。
• 業務口頭承諾的事項，是否已寫進合約或附件。
• 起租日、到期日、續約通知期限已記在公司行事曆。
• 叫修窗口電話與聯絡方式已告知所有使用者。
• 合約正本由專人保管，承辦人交接時一併移交。

上伊美事務機租賃的合約說明

上伊美提供影印機、多功能事務機租賃，可月租或按張計費，碳粉補給與保養叫修由同一窗口處理。費用依每月印量與黑白彩色比例試算，不標固定牌價，並可依統編開立三聯式發票。短租需求可來電或 LINE 詢問是否有合適方案。對合約條款有疑問，歡迎來電 (02)2733-0720，或加 LINE 官方帳號告知每月印量，即可協助評估。