為什麼要用五年來算，而不是看月費
很多公司比較事務機方案時，只看業務報的月租數字，或只看買斷的機器單價，這兩種比法都不完整。事務機是一台會持續消耗耗材、需要定期保養、還會逐年折舊的設備，真正決定划不划算的是五年整體持有成本（TCO），而不是任何單一數字。以一般辦公室的使用週期來看，一台中階事務機從導入到汰換大約就是五年左右，因此用五年當比較基準，最能反映真實花費。
要把兩種方案攤在同一張表上比較，必須先把成本拆成同樣的項目，再各自填入金額，這樣才不會拿蘋果比橘子。以下五大項是缺一不可的。
把成本拆成五大項
- 設備成本：買斷是一次性機器款；租賃則分攤在月租裡，帳面上看不到單獨的機器價。
- 耗材成本：碳粉、感光鼓、滾輪等。買斷全部自付；租賃多半以印量計費，碳粉常含在張數費用內。
- 維護與維修：買斷需另簽保養約或逐次叫修付費；租賃通常已包含到府維護與零件更換。
- 零件與折舊風險：買斷時定著組、進紙輪等大零件損耗由公司承擔；租賃則風險轉嫁給租賃商。
- 現金流與帳務：買斷是資本支出、需列資產折舊；租賃是營運費用、每月固定列帳，對現金流較友善。
五年總成本比較表
| 成本項目 | 買斷方案 | 租賃方案 |
|---|---|---|
| 期初支出 | 高（一次付清機器款） | 低（多為押金或首月） |
| 每月固定支出 | 低（僅耗材與電費） | 固定月租，含維護 |
| 耗材負擔 | 全額自付 | 多含在張數計費內 |
| 維修與零件 | 自行承擔或另簽約 | 租賃商負責 |
| 五年後機器歸屬 | 公司資產（已折舊） | 返還或續約、換新機 |
| 金額試算 | 依方案報價 | 依方案報價 |
哪種公司適合租、哪種適合買
如果公司印量穩定且偏低、有閒置資金、也願意自行張羅維修，買斷長期單張成本有機會較低，機器用得越久越攤平。反之，若印量大、希望維護有人包、重視每月費用可預期、或不想被折舊與大零件更換綁住，租賃通常更省心，尤其能避免定著組、感光鼓這類高價零件突然故障造成的預算暴衝。
另一個常被忽略的重點是汰換彈性。買斷的機器五年後就算功能落伍，也要自己處理淘汰與回收；租賃到期可直接換上新機型，跟得上彩色、雙面掃描、雲端連動等新需求。對成長中的公司來說，這份彈性往往比帳面幾千元的差距更值錢。
試算三步驟，自己算最準
第一步，抓出公司每月實際印量，黑白與彩色分開統計。第二步，把上面五大項各填金額，買斷欄用機器款加預估耗材與維修，租賃欄用月租乘六十個月。第三步，兩欄相加後除以五年總張數，得到每張的真實成本，數字小的那方就是對你更划算的選擇。實際金額會因機型、印量與服務範圍不同，均以正式報價為準。
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