換掉的影印機，可能帶走你的機密
大多數人不知道，現代複合機內部其實有一顆硬碟，它會暫存經手過的列印、影印、掃描、傳真資料。也就是說，過去印過的合約、掃過的個資、傳過的財報，都可能還留在那顆硬碟裡。如果汰舊換新時沒有妥善清除，就把舊機器交出去，等於把公司的機密資料一起送走，這是很嚴重的資安漏洞。上伊美在協助客戶汰舊換新時，都會特別提醒並處理資料清除，以下就把換機時機與資料銷毀要點說清楚。
什麼時候該考慮汰舊換新
- 機器故障頻繁，維修成本累積過高
- 印量成長，舊機速度與容量已跟不上需求
- 輸出品質下降，關鍵零件反覆更換仍不理想
- 能效偏低，耗電與耗材成本明顯高於新機
- 合約到期，正好評估是否升級到更合適的機種
汰換前的資安風險
| 資料類型 | 可能殘留 | 外洩後果 |
|---|---|---|
| 列印紀錄 | 暫存於硬碟 | 機密文件內容外流 |
| 掃描檔案 | 暫存於硬碟 | 個資、財報外洩 |
| 傳真資料 | 暫存於硬碟 | 往來文件曝光 |
| 通訊錄設定 | 存於機器 | 客戶聯絡資訊外流 |
資料清除該怎麼做
要確保資料不外洩，光是刪除或格式化是不夠的，因為資料可能還能被還原。正確的做法是對硬碟進行符合標準的資料覆寫清除，也就是用無意義資料多次覆蓋原有內容，讓原始資料無法被還原。許多商用複合機內建這類資料清除功能，可以在汰換前執行。對於資料敏感度極高的單位，還可以進一步採取硬碟實體銷毀。無論哪種方式，重點是要在機器離開公司之前，確實把硬碟資料處理乾淨。
汰舊換新的正確流程
- 盤點舊機內是否存有機密資料與通訊錄設定
- 備份仍需保留的資料到安全的儲存位置
- 執行機器內建的硬碟資料覆寫清除功能
- 敏感度極高者評估硬碟實體銷毀
- 確認清除完成後，再交付舊機或回收
- 新機上線後重新設定帳號、通訊錄與權限
租賃換機更省心也更安全
汰舊換新對自購機器的企業來說是一件麻煩事：要評估新機、處理舊機、還要自己確保資料清除，稍有疏忽就有外洩風險。租賃方案在這方面有明顯優勢：機器汰換由租賃商規劃，舊機回收時的資料清除也由專業處理，確保機密不隨機器外流。而且租賃能隨需求彈性升級機種，印量成長時換高階機、需求改變時調整配置，都不必一次投入大筆購機資金。整個換機過程有專人負責，企業不必自己操心資安與後勤。上伊美在為客戶換機時，會完整處理資料清除與舊機回收，讓汰舊換新既省心又安全。
汰舊換新是每一台事務機都會走到的階段，但它不該是資安的破口。只要在換機流程中把「資料清除」這一步確實做好，就能讓機密資料安全地留在公司、不隨舊機外流。這件事說難不難，關鍵在於有沒有意識到風險、有沒有落實處理。很多資料外洩事件，正是因為換機時忽略了這顆藏在機器裡的硬碟。把換機當成一次資安盤點的機會，妥善處理舊機、順利銜接新機，才是負責任的汰舊換新。
安全換機方案交給上伊美
上伊美事務機租賃提供完整的汰舊換新服務，從評估新機、規劃升級到舊機回收與硬碟資料清除，都由專業處理，確保您的機密資料不隨舊機外流。租賃方案讓您能隨需求彈性升級，不必一次投入大筆資金，換機過程有專人全程負責。想安全又省心地汰換事務機，歡迎與上伊美聯繫，統一編號22446126，服務專線(02)2733-0720，或加入官方LINE傳訊洽詢事務機租賃與汰舊換新方案。