兩個最容易被浪費的內建功能
幾乎每一台現代影印機、事務機都內建雙面列印與多合一列印，但真正把它們用滿的辦公室卻不多。原因很簡單：預設值通常是單面、一頁一張，而多數人懶得每次去改設定，於是這兩個能省一大半紙張的功能，就這樣被閒置在選單裡。只要把它們用起來，一間辦公室一年省下的紙錢，往往就足以支付好幾個月的機器租金。
雙面列印：最直接的省紙開關
雙面列印的邏輯很單純，把原本兩張紙的內容印在一張紙的正反面，紙張用量直接砍半。它適合幾乎所有多頁文件：內部報告、會議資料、合約草稿、教育訓練講義都可以雙面。要讓雙面真正發揮效果，關鍵是把它設成預設而不是每次手動勾選。
- 在機器面板設定：進入預設設定，把出廠複印模式改成雙面，這樣影印時就自動雙面。
- 在驅動程式設定：把電腦端印表機的列印偏好設成雙面預設，套用到所有使用者。
- 教育同仁例外才改單面：需要單面的情況（如要各自歸檔的表單）再手動切回，把摩擦力放在少數情況。
多合一列印：把好幾頁塞進一張
多合一，也叫 N-up 列印，是把兩頁、四頁甚至更多頁縮小併排在同一張紙上。它特別適合不需要細看、只要掌握大意的資料。
| 模式 | 適合文件 | 省紙幅度 |
|---|---|---|
| 兩頁併一頁 | 一般參考資料、簡報講義 | 約50% |
| 四頁併一頁 | 投影片、目錄、瀏覽用資料 | 約75% |
| 雙面加四合一 | 大量瀏覽型文件 | 約87% |
把雙面與多合一疊加使用，效果最驚人。一份原本要八張紙的投影片，用雙面加四合一之後只需要一張，省紙幅度接近九成。這對要印大量參考資料的教育訓練、會議簡報特別有感。值得一提的是，多合一還能順手加上頁碼與框線，讓縮版後的頁面仍然清楚易讀，不會因為併頁而顯得雜亂。實務上，建議先把常用的雙面多合一組合存成列印設定檔，之後遇到同類文件一鍵套用，既省得每次重調，也避免同仁因為嫌麻煩而放棄使用這些功能。省錢功能要能被反覆使用，才會真正累積出可觀的成效。
什麼文件適合、什麼不適合縮版
多合一雖然省紙，但不是所有文件都適合。以下情況要斟酌：
- 需要細看小字或圖表的文件：縮版後字會變小，財報、工程圖不適合。
- 正式對外文件：合約、報價單、公文維持原尺寸較專業。
- 需要簽名或填寫的表單：縮版後欄位太小不好書寫。
簡單的判斷原則是：內部瀏覽用的盡量縮版，對外正式的維持原樣。把兩種需求分清楚，就能在省錢與專業之間取得平衡。
機器好不好，決定你願不願意用
雙面與多合一能不能落實，其實很看機器順不順手。雙面列印如果速度慢、常在翻面時卡紙，同仁很快就會放棄；多合一如果排版跑掉、預覽不準，大家也不敢用。所以在挑選事務機時，雙面列印的速度與穩定度、排版預覽的準確度，都是值得重視的規格。一台好機器，會讓省錢功能真正被用起來。
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