影印機和印表機差別是什麼？辦公室該用哪一種

兩者的定位其實不一樣

影印機和印表機常被混為一談，但它們的定位其實不同。印表機的核心功能是把電腦上的檔案列印出來，是一台以輸出為主的設備；而現代的影印機幾乎都是多功能複合機，除了列印，還能影印、掃描、傳真，並且為高印量的辦公環境設計，處理量、進紙容量與耐用度都比一般桌上型印表機高出許多。搞清楚這個定位差別，才不會用一台小印表機去承擔整間辦公室的列印量，最後不斷卡紙、故障、換耗材，反而更累更貴。

影印機與印表機比較

為什麼辦公室多半用複合機

對一間有一定規模的辦公室來說，需求通常不只是列印，還包括把紙本合約掃描存檔、影印身分證件、對外傳真等，這些一台多功能複合機就能全包，不必額外買掃描器與傳真機。更重要的是複合機為高印量設計，進紙匣容量大、可以連續運轉、耐用度高，全辦公室共用一台就能應付，長期下來的單張成本反而比一堆小印表機低。這也是為什麼多數公司會選擇一台好的複合機當作辦公室的列印中心。

什麼時候印表機就夠了

如果只是個人或兩三人的小團隊，每個月列印量不多、也沒有掃描或傳真需求，那麼一台桌上型印表機確實就夠用，占空間小、初期花費低。但要注意，一旦印量開始成長，或是需要頻繁掃描存檔，小印表機很快就會顯得力不從心，卡紙、耗材消耗快、無法連續大量列印等問題會逐一浮現，這時候再改用複合機會更順。因此選設備前，先誠實評估未來的印量與功能需求，比只看眼前價格重要得多。

常見的錯誤配置

不少公司在設備配置上會犯一個典型錯誤，就是為了省一時的錢，用一台家用等級的小印表機去承擔整間辦公室的列印量。結果每天大量列印下，小印表機不斷卡紙、耗材快速見底、機身過熱甚至提早損壞，同仁還得排隊等列印，浪費的時間成本遠超過當初省下的機器價差。這說明選設備不能只看單價，而要看它是否為你的印量而設計。整層辦公室共用的場景，本來就該用為高負載打造的複合機，才不會把小機器操壞、把人也操累。

掃描存檔讓文件流程數位化

複合機還有一個常被低估的價值，就是把紙本流程數位化。透過掃描存檔功能，可以把合約、單據、名片、身分證件等紙本文件直接掃描成電子檔，存到指定資料夾、寄送到電子郵件或上傳雲端，省去額外購買掃描器的成本，也讓文件管理更有效率、更好搜尋與備份。對需要大量歸檔的行業來說，這項功能能大幅減少紙本堆積與找檔案的時間，是單純的印表機完全做不到的，也是選擇複合機的一大理由。

辦公室共用設備，租複合機最省心

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