事務機功能有哪些？影印機和印表機差別與辦公室該怎麼選

事務機功能有哪些？先釐清它和印表機的定位

辦公室裡說的「事務機」，多半指的是多功能複合機，也就是把列印、影印、掃描、傳真整合在一台機器上，並且為多人共用、較大印量而設計的設備。印表機則以列印為核心，有些機型加上了掃描與影印，但整體的處理量、紙匣容量、耐用度與管理功能，通常是以個人或少數人使用為前提。現在很多家用或小型印表機也標榜多功能，名稱上的界線越來越模糊，因此兩者最大的差別不在「能不能影印」，而在設計目標：印表機是讓一個人把檔案印出來，事務機是讓整間辦公室的文件流通順暢。

所以選設備前，與其問「要買印表機還是影印機」，不如先問「我們辦公室每天需要哪些事務機功能」。下面把常見功能逐一拆開，說明各自解決什麼問題、哪些辦公室真正需要。

事務機的核心功能一覽

從表中可以看出，事務機的優勢主要集中在「量」與「管理」兩件事。單純列印時兩者差距不明顯，一旦牽涉多人共用、大量掃描、成本控管與文件安全，差距就會拉開。

列印與影印：處理量是分水嶺

印表機和事務機都能印，但處理量差很多。事務機通常具備較大容量的紙匣、可同時放多種尺寸紙張，並且設計上能承受較高的月印量，多人同時送印也不容易排隊太久。小型印表機在印量增加後，常見的狀況是卡紙變多、耗材很快用完、出紙速度跟不上，最後花在等待與處理上的時間反而更多。

影印功能也類似。事務機的自動進稿器可以一次放一疊原稿連續複印，搭配雙面影印與自動分頁，一份多頁的合約或會議資料可以一次完成。印表機若有影印功能，多半是平台式，一頁一頁放，適合偶爾使用。

掃描：最常被低估的事務機功能

很多辦公室選設備時只想到列印，用了之後才發現掃描才是每天最常用的功能。事務機的掃描通常支援雙面自動進稿，一疊單據放上去就能掃成一個檔案，並且可以直接寄到電子郵件、存到共用資料夾或指定的雲端位置，省下在電腦之間來回搬檔的時間。進階一些的機型還能把掃描檔轉成可搜尋文字的格式，方便日後查找。設定方式可參考掃描到電子郵件設定。

對會計、行政、事務所這類需要大量數位歸檔的辦公室，掃描效率直接影響人力配置。一台只能單張掃描的印表機，和一台雙面自動進稿的事務機，處理同樣一疊文件的時間差距相當明顯。

傳真、雙面與後處理：依需求加選

傳真在很多產業已經不常用，但仍有部分業務需要和政府機關、醫療院所或傳統產業的廠商傳真往來。事務機的傳真多為選配模組，部分機型可以把收到的傳真轉存成電子檔，不必每張都印出來。雙面列印在事務機上多半是標準配備，可以把預設改成雙面，長期下來能明顯減少用紙。

後處理則是指裝訂、分頁、打孔等功能，需要加裝後處理器。教育單位印講義、事務所整理卷宗、企業準備會議資料時特別實用，可以省下手動釘書與整理的時間。選配的種類與適用情境，可延伸閱讀事務機配件與後處理器。

管理與安全：多人共用才看得出差別

當一台機器由十幾個人共用時，管理功能就變得重要。事務機可以依帳號或部門統計印量，設定誰能印彩色、誰只能印黑白，月底匯出報表就知道成本花在哪裡。這對想控管彩色列印、或要把費用分攤到部門與專案的公司特別有用。

安全列印則是另一個常見需求。文件送印後先暫存，等使用者到機台刷卡或輸入密碼才輸出，避免機密文件躺在出紙匣被別人拿走。機器若內建硬碟，也要注意資料加密與汰換時的清除。相關設定可參考影印機門禁刷卡與安全列印。

行動列印與遠端管理：新一代事務機的加分功能

除了傳統的四大功能，近年的事務機多半也支援從手機或平板直接列印、透過無線網路連線，以及由管理者在電腦上查看機器狀態、耗材剩餘量與錯誤訊息。對訪客多、常需要臨時列印的辦公室，行動列印可以省去先把檔案傳到電腦的步驟；對有多台機器的公司，遠端管理則能提早發現碳粉快用完或機器異常，不必等到有人卡在機器前面才處理。這些功能的支援程度依機型與網路環境而異，選機時可以一併確認。

成本結構也不一樣

印表機與事務機的成本結構差異，常常比功能差異更影響長期花費。小型印表機的機器價格較低，但耗材容量通常較小，印量一大就要頻繁更換，單張成本容易偏高；事務機的機器成本較高，但耗材容量較大、設計上能承受較高印量，在中大印量的辦公室，每張分攤下來的成本往往較低。實際差距依機型、印量與彩色比例而定，可以用原廠標示的耗材可印頁數與耗材價格換算，再和印量一起比較。

另一個差異是維修。印表機壞了，很多人會選擇直接換一台；事務機則多半透過保養與叫修延長使用，若採租賃方案，保養與維修通常由廠商處理。把這部分的時間與費用一起算進來，才是完整的比較。

三個常見辦公室情境

情境一：八人的會計記帳事務所，每天要掃描客戶單據、列印報表，月底印量明顯增加。這類辦公室最依賴的是雙面自動進稿掃描與掃描到資料夾，其次是安全列印與印量統計，印表機很難同時滿足，事務機是較合理的選擇。

情境二：十五人的業務公司，報價單與合約以黑白為主，偶爾印彩色型錄，原本三個部門各有一台小印表機。集中到一台落地式事務機，搭配帳號管理限制彩色列印，耗材與維修只需管理一台，成本也比較透明。

情境三：兩人的網路接案工作室，大多數文件都是電子檔，每月只印少量合約。這種情況下，一台具備掃描功能的桌上型印表機就足夠，不需要為了用不到的功能付費。

辦公室該選事務機還是印表機

判斷時有一個簡單原則：如果你發現辦公室有人每天花時間排隊印東西、一張一張掃描、或為了不同印表機的耗材型號煩惱，這些時間成本通常就是該換成事務機的訊號。反過來，如果只有一兩個人偶爾列印，硬要放一台大型事務機，空間與成本都不划算。

選機前，用這份清單確認功能需求

• 每月黑白與彩色大約各印多少張，最高的月份是多少。
• 每天是否需要掃描，掃描後要寄到哪裡：電子郵件、共用資料夾或雲端。
• 是否仍有傳真往來，收到的傳真是否需要轉成電子檔。
• 常用紙張尺寸有哪些，是否需要同時放兩種以上的紙。
• 是否需要裝訂、分頁或打孔，輸出成冊的頻率高不高。
• 是否要依人員或部門統計印量，或限制彩色列印權限。
• 文件是否涉及個資或機密，需要刷卡放行與硬碟資料保護。
• 使用人數與機器擺放空間，能放落地式還是只能放桌上型。

把清單上的答案整理好，再去比較機型或詢問租賃方案，討論會快很多，也比較不會為了用不到的功能多付錢。若你目前的印表機已經常卡紙、耗材換得勤，或同事經常抱怨要排隊，這些也是評估換成事務機時值得一起記下來的資訊。

功能越多不代表越好

事務機功能可以一直往上加，但每多一項選配，機器等級與成本就跟著提高。選機時建議先列出「每天會用」「每月會用」「幾乎不用」三類功能，只為前兩類付費。例如，很少傳真的辦公室可以不加傳真模組；很少需要成冊輸出的辦公室，也不必加裝訂器。把功能需求整理清楚，再去詢問機型與方案，才不會被規格表牽著走。

反過來，也不要為了省一點成本而砍掉每天都會用到的功能。例如每天要掃描大量單據的辦公室，若省下雙面自動進稿，換來的是每天多花不少人工時間；需要處理機密文件的單位，若沒有安全列印，風險也會落在日常作業裡。功能取捨的原則很簡單：天天用的一定要有，偶爾用的看成本，幾乎不用的就不加。

上伊美的事務機租賃怎麼配合你的功能需求

上伊美提供影印機、多功能事務機租賃，可月租或按張計費，碳粉補給與保養叫修由同一窗口處理。我們不標固定牌價，會依你每月印量與黑白彩色比例試算，依統編開立三聯式發票。想確認你的辦公室需要哪些事務機功能，可來電 (02)2733-0720，或加 LINE 官方帳號告知每月印量即可評估。