事務機資安與韌體更新：別讓辦公室的影印機成為網路的破口

事務機也是一台電腦

很多人以為事務機只是「印東西的機器」，但現代多功能複合機其實是一台連上網路、有硬碟、跑作業系統的電腦。它會處理你掃描的合約、暫存你列印的機密、連上郵件與雲端服務。正因如此，它也和電腦一樣會有資安風險：硬碟裡的殘留資料可能被讀取、開放的網路服務可能被利用、過時的韌體可能藏有漏洞。當企業花大把力氣防護電腦與伺服器，卻忽略了角落那台影印機，就等於在資安防線上留了一道缺口。上伊美在協助客戶導入事務機時，會提醒重視資安的產業把機器的防護一併納入考量。

事務機常見的資安風險

• 硬碟殘留：列印、掃描、影印的資料會暫存在機器硬碟，若未妥善清除，退租或報廢時可能外洩。
• 網路服務暴露：機器開放的管理介面、通訊埠若未設防，可能成為攻擊入口。
• 韌體漏洞：過時的韌體可能含已知漏洞，被用來入侵或當跳板。
• 未授權存取：管理介面若沿用預設密碼，等於門戶洞開。
• 文件外洩：無安全列印時，機密文件印在紙匣無人看管。

韌體更新為什麼重要

韌體（Firmware）是驅動事務機運作的底層軟體。原廠會不定期釋出韌體更新，修補已知的資安漏洞、修正錯誤、提升穩定性。就像電腦要打系統更新，事務機也需要定期更新韌體，才能把已知漏洞補起來。忽略韌體更新，等於讓機器帶著已公開的漏洞繼續連在網路上，風險相當高。透過租賃並由供應商協助韌體維護，是讓機器保持在安全狀態的省事做法。

企業該做的事務機資安檢查

1. 改掉預設密碼：管理介面務必更改原廠預設帳密。
2. 關閉多餘服務：用不到的通訊協定與埠一律關閉。
3. 啟用硬碟保護：開啟資料加密與自動覆寫功能。
4. 定期韌體更新：跟上原廠釋出的資安修補。
5. 納入資安盤點：把事務機列入公司資產與弱點掃描範圍。
6. 退租前清資料：機器汰換或退租，務必清除硬碟資料。

退租與汰換時的資料處理

特別要提醒的是設備退租或報廢的環節。一台用了幾年的事務機，硬碟裡可能累積了大量文件殘影，若直接送走而未清除，等於把公司機密拱手讓人。正規的做法是在退租前執行硬碟資料清除或加密銷毀，這也是選擇租賃供應商時該確認的服務項目。

把事務機納入整體資安治理

最後要強調的觀念是，事務機的資安不該是孤立的一環，而應納入企業整體的資安治理。當公司在做資產盤點、弱點掃描與資安稽核時，那台角落的多功能複合機也應該被列入清單，和電腦、伺服器一樣被檢視。實務上可以把事務機的預設密碼變更、韌體版本、開放服務等項目，納入例行的資安檢查表，定期複查。汰換與退租時的硬碟清除，也應該有明確的作業紀錄與確認機制，而非口頭交代了事。對於有資安管理制度或需通過相關驗證的企業，把事務機納入盤點範圍更是不可省略的一步。當這台常被忽略的機器也被好好照顧，企業的資安防線才算真正完整，不會因為一個被遺忘的角落而功虧一簣。

用租賃確保事務機資安到位

事務機資安牽涉硬碟加密、網路設定、韌體更新與退租清資料等多個環節，透過信賴的供應商租賃，能把這些防護交給專業處理。上伊美（統一編號 22446126）供應與租賃事務機，重視機器的資安維護與退租資料處理。若您所在的產業對資料保護有較高要求，歡迎來電(02)2733-0720或加入官方 LINE，由專人為您說明事務機的資安防護與韌體維護做法。