為什麼辦公室影印機需要帳號管理
大多數中小企業的影印機都是「一台機器全公司共用」，這在初期很省成本，但用久了就會浮現三個典型問題：第一是印量算不清楚，月底帳單來了不知道哪個部門、哪個人印最多；第二是紙張與碳粉耗材莫名快速消耗，卻找不到源頭；第三是機密文件放在出紙匣被別人先拿走，造成資料外洩風險。上伊美長期為企業配置與租賃事務機，發現只要導入基本的帳號管理機制，這些困擾大多能一次解決，而且不必額外花大錢買軟體。
帳號管理能做到哪些事
現代複合機（同時具備影印、列印、掃描、傳真的事務機）內建的帳號功能，通常可以達成以下幾件事：
- 依使用者或部門設定獨立帳號，登入後才能操作
- 統計每個帳號的黑白與彩色印量，方便分攤成本
- 設定每人或每部門的印量上限，超過即鎖定
- 限制特定帳號不得使用彩色列印，控制耗材支出
- 搭配安全列印，文件要本人到機器前才會印出
常見的三種共機管理模式
| 模式 | 適合對象 | 特色 |
|---|---|---|
| 密碼碼登入 | 10人以下小型辦公室 | 輸入部門代碼即可，設定最簡單 |
| 帳號密碼登入 | 20至50人一般企業 | 可對應到個人，統計精細 |
| 刷卡登入 | 50人以上或重視資安 | 感應員工證即登入，最方便且防呆 |
導入前要盤點的資訊
在建立帳號管理之前，建議先花點時間做以下盤點，可以讓後續設定一次到位：
- 公司總人數與部門劃分，決定要建幾組帳號
- 各部門的月印量概估，作為設定上限的依據
- 哪些人需要彩色列印權限，哪些人只需黑白
- 是否有機密文件需求，決定要不要開安全列印
- 是否已有員工識別證，能否沿用作為刷卡憑證
設定與管理的實務建議
帳號管理不是設定完就結束，而是要搭配每月檢視。建議指定一位行政或資訊人員，每月匯出印量報表，觀察是否有異常暴增的帳號，並據此調整權限。對於印量特別大的部門，可以評估是否改用高速機種或增設第二台；對於幾乎不印彩色的部門，則可直接關閉彩色權限，避免誤印造成的耗材浪費。許多企業導入後，光是關掉不必要的彩色列印，一年就省下可觀的碳粉費用。
另外提醒，帳號管理雖然好用，但也要顧及使用體驗。如果每次影印都要輸入一長串密碼，同仁反而會覺得麻煩而抗拒。這時候刷卡登入就是很好的折衷方案，感應一下員工證就能操作，既安全又順手。
值得一提的是，帳號管理的價值會隨著公司規模成長而放大。人數越多、部門越複雜，共機混亂的成本就越高，這時候一套清楚的帳號與權限機制，就是維持辦公室秩序的重要基礎。與其等到帳單失控、機密外洩才補救，不如在導入事務機的一開始就把管理機制建立好，讓每一次影印都有跡可循、每一分成本都攤得清楚。這也是上伊美在協助企業配置事務機時，一定會一併規劃的環節。
共用列印環境交給上伊美規劃
上伊美事務機租賃長期為各類企業建置共用列印環境，從機種挑選、帳號管理設定到後續耗材與維護，都能一站式協助。我們會依照您的人數、印量與資安需求，規劃最適合的共機管理方案，並提供教育訓練讓同仁快速上手。若您的辦公室正為共機混亂所苦，歡迎與我們聯繫。統一編號22446126，服務專線(02)2733-0720，也可加入官方LINE傳訊，我們將盡快為您提供事務機租賃與帳號管理的完整報價與建議。