為什麼要看用量報表
很多公司對影印機的花費沒有概念，只知道碳粉又要換了、紙又要買了，卻說不出每個月到底印了多少、哪個部門印最多、彩色佔比多高。其實每一台事務機都內建計數器與用量統計，能清楚告訴你這些數字。看懂用量報表有幾個實際好處：可以做部門成本分攤、可以找出哪裡在浪費並對症宣導、可以評估目前的機種與方案划不划算、也是租賃計費與盤點的重要依據。上伊美在協助客戶做成本管理時，第一步就是拉出用量報表，用數字說話，通常都能找到可觀的節省空間。
報表裡常見的數字
- 總計數器：機器從開始使用到現在印過的總張數，是最基本的累計數。
- 黑白與彩色分開計數：分別統計黑白與彩色張數，彩色成本高，這個比例很關鍵。
- 影印、列印、傳真分類：區分各功能的用量，看出機器主要用來做什麼。
- 各部門或各使用者用量：搭配帳號管理時，可細分到部門或個人。
從面板查看計數器步驟
- 在面板進入「設定」或「機器資訊」。
- 找到「計數器」「計量」或「用量統計」。
- 查看總張數，以及黑白、彩色的分項計數。
- 需要時記下當月數字，與上月相減即為本月用量。
列印或匯出用量報表步驟
- 進入面板的「報表」或「列印報表」選單。
- 選擇「用量報表」「計數器報表」或「部門用量」。
- 選定要列印的期間或範圍。
- 按列印，機器會印出一張含各項數字的報表。
- 部分機種可透過網頁管理介面，用瀏覽器連機器 IP 直接查看與匯出報表檔。
用報表做成本分攤與節約
有了用量數字，就能把列印成本公平分攤到各部門，讓大家對自己的用量有感，是最有效的節約宣導。若發現某部門彩色印量特別高，可以了解是否必要，或改用帳號管理限制彩色權限；若發現整體印量偏高，可推動雙面、多合一與草稿模式。定期（例如每月）拉一次報表比對趨勢，就能持續掌握用量變化，及早發現異常。這些數字也是評估要不要升級或更換機種的客觀依據。
報表與租賃計費的關係
租賃事務機常以印張計費，也就是印多少算多少，這時計數器就是雙方計費的依據。定期核對機器計數器與帳單張數，能確保計費正確，也讓成本完全透明。上伊美的租賃方案會定期抄錶或由機器自動回報用量，客戶可以清楚看到每期印了多少、費用怎麼算，不會有模糊地帶。
從數字找出可以省的地方
用量報表最大的價值，是把模糊的感覺變成具體的數字，讓節約有依據。拉出報表後可以問幾個問題：彩色佔比是不是偏高，能不能把部分改成黑白；單面列印是不是還很多，雙面推得夠不夠徹底；某個部門或某段期間印量特別高，是不是有異常或可優化的流程。找到這些點之後，再搭配前面提過的雙面、多合一、草稿模式與帳號權限一一調整，並在下個月拉報表比對成效。這樣把管理變成看數字、找問題、做調整、再驗證的循環，列印成本就能持續下降，而不是每次都憑印象猜測。
讓上伊美幫你把用量管起來
用量報表與計數器是掌握列印成本的關鍵，但要能細分到部門、要能定期匯出比對，最好搭配帳號管理與適當的機種。上伊美提供事務機租賃，機種都具備完整的用量統計與報表功能，交機時會教管理員怎麼查看計數器、列印報表、看懂各項數字，並協助建立每月核對的習慣。想找一台用量透明、方便成本分攤與管理的多功能複合機，歡迎來電(02)2733-0720，或加入官方 LINE 洽詢租賃方案。