租賃計費通常算什麼
事務機租賃的計費，核心通常是「印出來的張數」，也就是列印與影印這類會實際輸出到紙上的動作。基本印量與超印費，多半是針對這些輸出張數計算。理解這個原則，就能大致判斷哪些功能會影響帳單。不過，不同服務商對各項功能的認定仍有差異，這個原則是起點，細節還是要回到合約去確認，才不會憑印象誤判。
掃描通常怎麼算
掃描因為不輸出紙張，只是把文件轉成電子檔，在許多方案裡不列入計費張數，或計費方式與列印不同。但這不是絕對，仍有方案有不同規定。如果辦公室掃描量很大，例如常需要大量文件數位化，這點就值得特別問清楚：掃描到底算不算、怎麼算。把高頻使用的功能先確認計費方式，才不會在帳單上出現沒預期到的項目。
傳真的計費差異
傳真牽涉收與發，且可能用到電話線路，計費上比列印複雜一些。收到的傳真若印出來，通常就等同於一次列印輸出；發送傳真則可能涉及線路費用，與租賃的印量計費是兩回事。若辦公室傳真使用頻繁，建議把收傳真的列印、發傳真的費用分別問清楚，了解各自怎麼算，避免把兩種不同性質的費用混為一談。
影印多半吃基本印量
影印本質上就是掃描加列印，會實際輸出紙張，因此在多數方案裡，影印會和列印一樣計入輸出張數、吃基本印量。也就是說，如果辦公室影印量大，這部分同樣會消耗你的基本印量、可能觸發超印費。估算印量時，別只算電腦送印的文件，也要把影印的用量一起算進去，才能設定貼近實際的基本印量。
彩色與黑白仍要分開看
無論是列印還是影印，只要是輸出，彩色與黑白的計費通常仍分開，彩色費率較高。也就是說，彩色影印同樣會以較高的彩色費率計費。這也是為什麼控管彩色使用很重要：不只列印，連影印都習慣用彩色的話，成本會悄悄墊高。把彩色的使用限制在真正需要的場合，對整體租賃成本的控制很有幫助。
簽約前把功能計費問清
總結來說，租賃事務機的計費，重點在搞清楚哪些功能算張數、怎麼算，尤其是自己高頻使用的功能。簽約前，把列印、影印、掃描、傳真的計費方式逐一問清楚，並確認彩色與黑白的差異，就能準確預估帳單、設定合理的基本印量。多花幾分鐘問清楚，往往能避免日後對帳單的困惑與爭議。
需要協助時的建議
如果你不確定辦公室各項功能的使用量該怎麼對應租賃計費、或想試算含影印掃描的總成本，歡迎與我們聯繫。我們會協助你盤點各功能的實際用量，讓方案的計費設計貼合真實需求。